第2回「リモートワークのオンラインミーティング時に気を付けること」

はじめに


2020年4月7日からリモートワークを始めたリモートワーク初心者が感じたことや、ライフハックを紹介する記事です。


今回は「オンラインミーティング」について


やり取りの中心はチャットツールですが、ビデオ会議機能を用いてオンラインミーティングも頻繁に行っています。


今回は「オンラインミーティングをする際にしていること、気を付けていること」を紹介します


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「リモートワーク歴5年の会社でつい最近リモートワーク始めました」シリーズの記事

環境を整えよう


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ウェブ会議ツールでオンラインミーティングをすると必ず誰かが言い出すのがコレ


「事前に確認しとこうね!?」って話でもあるので、事前準備でどうにかなることは、どうにかしておきましょう。


そもそもカメラ・マイク機能がついていないパソコンもあります
私の場合はスピーカーの調子がわるいのか、音声が聞き取りづらいことがあるので、会社にお願いしてヘッドセットを用意しております。


本番のオンラインミーティング時に不都合が発生し「打ち合わせできない💦」なんてことでは仕事になりません、また「ITリテラシーが高く、電話で説明されればわかる!」という方ばかりではないので、その場で問題解決できるとも限りません。


仕事をスムーズにすすめるためにも、オンラインミーティングが問題なく行えるか事前に確認しておきましょう。


話す時はハッキリと


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ボソボソ話したり、活舌が悪かったりすると「え?何?」の連続で打ち合わせが進みません。オンラインミーティングに限ったことではありませんが、相手が聞き取りやすいようハッキリと話しましょう。


特に何人も参加するミーティングでは超が付くほど重要です。顔が見えないと伝わっているかどうかも分かりづらいです、ハッキリと話す、話す時は話すと宣言する、話し終えたら理解してもらえたか確認する。


この記事中で何度も言いそうですが「当たり前のことは、当たり前にこなしましょう


ややこしい話は事前に根回し


「分厚い資料の説明をする」だとか「トラブル対応」などの、内容が複雑で説明が難しくなること、話す内容がたくさんあるようなことは、文章や資料でまとめ、あらかじめチャットで共有しておきましょう。


「口頭で説明するからいいや」の気持ちでいると何も伝わらず、ただ電話しただけなんてことになります。


オンラインミーティングをする際は、事前に関連情報・資料がどこにあるのか、何について話すのか、どんな話なのかの概要くらいは共有しておくべきです。


カメラのオンオフ


cameraon

意図しないカメラオン、多いです。気をつけましょう。


寝間着のまま仕事していて、全部見られちゃったなんてありませんか? 僕はないです。


僕の場合、一日中寝間着でいるのはなんとなく気持ち悪いので、必ず着替えるようにして、万が一ミスでカメラオンになっても良いようにしています。


こんなことをしなくても事前にカメラ設定をちゃんと確認しておけば問題ないので、気になる人は気を付けておきましょう。


いきなり電話しない


suddenphonecall

そもそも論で、顔を合わせていない相手の状態はよくわからないですよね。


忙しいのか、集中しているのか、暇なのか、チャットグループやメール状況から察することもできるかもしれませんが、ほとんどの場合不透明です


僕は、「集中している時にいきなり連絡して煙たがられた・・・」なんてこともよくありました。


対応に余裕があるなら「連絡が必要そうだな」と思ったタイミングで事前に連絡するよう心がけましょう、「今すぐ急に!」という場合でもいきなり電話はせず、まずはチャットで一報いれることです。


おわりに


ユヒーロでは様々な職種・環境の方がリモートワークで働いています。随時紹介していくので今後ともよろしくお願いいたします